Kirkon Ulkomaanavulle IT-tuen ulkoistus osoittautui kustannustehokkaaksi ratkaisuksi

Kirkon Ulkomaanapu (KUA) on Suomen merkittävimpiä kehitysyhteistyö- ja avustusjärjestöjä. Se kuuluu kirkkojen kansainväliseen avustusverkostoon ja tekee pysyvää työtä yli 30 maassa ympäri maailmaa, aina siellä missä hätä on suurin.
Kirkon Ulkomaanavun toiminta jakautuu pitkäjänteiseen kehitys-yhteistyöhön, humanitaariseen apuun kriisitilanteissa sekä ihmisoikeus- ja rauhantyöhön. Kotimaan kampanjoilla herätetään ihmiset toimimaan köyhyyttä ja väkivaltaa vastaan. Esimerkiksi yhteisvastuukeräyksen tuotosta 60 % menee järjestön kautta maailman köyhimpien hyväksi. Vuonna 2008 apua välitettiin n. 24 miljoonalla eurolla. Varoista pääosa tulee valtiolta ja seurakunnilta, mutta kasvavassa määrin myös yksityisiltä.

Voimakas kasvu edellytti tietojärjestelmäratkaisujen uusimista

Kirkon Ulkomaanapu on kasvanut viime vuosien aikana rajusti. Henkilökunnan määrä on vuosien 2001-2008 välillä kasvanut 30 hengestä 80 henkeen. Työntekijämäärän kasvu on pakottanut uusimaan tietohallintajärjestelmiä. ”Hyvä tietohallinto on edellytys laadukkaalle työlle. Pidemmän päälle uusi tekniikka säästää sekä aikaa että rahaa”, sanoo Kirkon Ulkomaanavun talousjohtaja Tuula Tapanainen, joka vastaa talouden lisäksi myös tietohallintajärjestelmistä.

KUA:ssa ei ole haluttu jäädä tietojärjestelmäratkaisujen kanssa yksin. Varsin merkittävä päätös tehtiin, kun KUA joitakin vuosia sitten ulkoisti IT-tuen Calectalle. Calecta huolehtii nyt KUA:n tietojärjestelmien serverien hallinnasta sekä työntekijöiden auttamisesta tietokoneiden vikatilanteissa. Lisäksi Calectalaiset työskentelevät projektipäällikkönä KUA:n tehdessä isoja muutoksia tietojärjestelmiinsä ja ovat avustaneet myös kirjanpitojärjestelmän uusimisessa.

Kustannustehokkuus on avustusjärjestölle tärkeää

Tapanainen kuvailee Calectan ja KUA:n yhteistyötä luottamukselliseksi ja avoimeksi. ”Kaikki uhkakuvat, joita meillä oli it-tuen ulkoistamisesta, ovat osoittautuneet turhiksi. Itse asiassa ulkoistaminen on tullut järjestölle kustannustehokkaaksi, koska nyt meidän ei tarvitse huolehtia riittävän monipuolisten it-asiantuntijoiden hankkimisesta ja heidän jatkuvasta kouluttamisestaan.

Kustannustehokkuus on avustusjärjestölle hyvin tärkeää: kun hallintokulut eivät kasva suuriksi, voivat lahjoittajat luottaa avun menevän perille. Kirkon Ulkomaanapu tunnetaan yleisesti avustusjärjestönä, jolla avustustyön tukitoimintojen ja yleishallinnon kulut ovat pysyneet pieninä. ”Tässä asiassa olemme ihan huippuja Suomessa. Varojen luotettava käyttö kentällä edellyttää ennen kaikkea hyviä yhteistyökumppaneita, jotka hoitavat työn asiantuntemuksella ja hyviä hallintotapoja noudattaen. Esimerkiksi kunnolliset tilintarkastukset ovat tärkeitä. Noudatamme myös täyttä avoimuutta, ja jos tulee minkäänlaista epäilystä väärinkäytöksistä, asia tutkitaan välittömästi. Mielestäni tämä on ainoa tapa toimia”, talousjohtaja sanoo.